Научная деятельность >> Прикладные разработки >> АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБ...
Система ориентирована на документооборот государственных организаций.
Назначением информационной системы документооборота является автоматизация технологических процессов, связанных с подготовкой, согласованием и обработкой деловых документов организации.
Особенностью системы является многоуровневая обработка документов, характерная для государственных организаций.
Краткая характеристика системы
Все режимы обработки документов разработаны в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Состав основных реквизитов документа был определен на основании ГОСТ Р 6.30 – 2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации).
Основной информационной единицей системы является электронная регистрационная карточка документа, в которой отражаются все этапы обработки, контроля и исполнения документа. К регистрационной карточке может быть присоединен графический образ документа, без возможности его редактирования, а также текст документа, который может сопровождать регистрационную карточку в процессе обработки документа.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ
Виды документов Предусмотрена обработка следующих видов документов:
-
входящие документы, поступающие из правительственных и неправительственных организаций;
-
исходящие документы, подготавливаемые внутри организации и направляемые в органы государственной власти Российской Федерации и другие организации;
-
организационно-распорядительные документы, включающие приказы, распоряжения, постановления по внутренней деятельности организации, а также протоколы коллегий;
-
обращения граждан, включающие предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в адрес организации;
-
архивные документы, формирующиеся в соответствии с разработанной и утвержденной номенклатурой дел организации и хранящиеся в виде описей дел.
Функции работы с документами Предусмотрены следующие виды работ:
- регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и писем граждан;
- многоуровневая обработка документа, включая:
-
внесение резолюции, назначение исполнителей и сроков исполнения документов;
-
внесение в карточку результатов и истории исполнения документа;
-
формирование междокументных связей;
-
рассылка документов и формирование списка рассылки.
- многоуровневый контроль исполнительской дисциплины:
- установка контрольных сроков исполнения документа (контрольные сроки организации, вышестоящей организации, контрольные сроки соисполнителей и дополнительные контрольные сроки);
- рассылка по e-mail напоминаний исполнителям и соисполнителям о приближении сроков исполнения документа;
- формирование статистики и вывод сводок по документам, поставленным на контроль.
- поиск и подбор документов по реквизитам карточки документа, включая:
- контекстный поиск по краткому содержанию;
- возможность сохранения и уточнения поисковых запросов;
- формирование результатов поиска в виде отчетов произвольной формы.
- формирование статистических и аналитических сводок:
- формирование журналов регистрации;
- формирование справок по обработке документов;
- формирование статистических и аналитических сводок по исполнительской дисциплине в табличной и графической форме;
- анализ связей между документами;
- анализ документооборота организации.
- реализация функций экспедиции (получение/отправка документов);
- работа с архивными документами (номенклатура, описи, дела).
Сервисные функции системы Предусмотрены следующие сервисные возможности:
-
санкционированный доступ к документам;
-
сканирование документов, работа с образами документов и документами MS WORD;
-
ведение нормативно-справочной информации системы;
-
мониторинг работы системы, включая:
-
историю работы каждого пользователя с документами;
-
журнал подключения компьютеров к системе;
-
историю корректировки документов.
-
поддержка функций передачи документов правопреемникам;
-
подключение редакторов и словарей лексики к текстовым полям карточки;
-
расширенные функции администратора по управлению системой;
-
подключение программных модулей обучения работы с системой;
-
ведение резервных копий баз данных и оперативное восстановление системы.
РЕАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ
Автоматизированная система документооборота базируется на современных программных средствах с использованием новейших информационных технологий, которые удовлетворяют самым высоким требованиям по защите информации и быстродействию системы, эффективно распределяют нагрузку в режиме коллективного доступа к документам.
При проектировании системы заложены следующие архитектурные принципы:
· клиент-серверная технология (возможно использование Intranet-технологии);
Система работает в сетевой среде и предусматривает распределенную обработку документов на рабочих местах пользователей. Базовыми составляющими программного обеспечения являются:
-
серверная операционная система (MS Server 2003);
-
система управления базами данных (СУБД) Interbase;
-
программный комплекс документооборота (КДС);
-
технологические программы сопровождения системы.
Система имеет свидетельство о государственной регистрации № 2006614115 от 1 декабря 2006 г.
Внедрение системы. Система внедрена в крупных государственных организациях:
-
Президиуме РАН,
-
Министерстве транспорта РФ,
-
Федеральных агентствах Росморречфлот,
-
Росавиации,
-
Росжелдор,
-
Роскартография и др.
| 
